E-mail Adabını Öğrenememiş İnsanları Sopayla Kovalamak İstememize 16 Sebep
Her gün kamyon yüküyle e-mail alıp bir çoğuna cevap veriyoruz. Hatta McKinsey Global Institute Study’ye göre, ortalama bir iş haftamızın %28’ini sadece e-mail okuyarak geçiriyoruz, inanılmaz...
Daha kötüsü ise, e-mail iş hayatında çok uzun yıllardır kullanılıyor olduğu halde, bir türlü bunun adabını öğrenememiş insanlarla muhatap olmak durumunda kalmamız. Çok basit kurallara uyarak hem işlerin, hem de ilişkilerin daha iyi yürütülebilmesi mümkünken olmuyor, olamıyor. İşte en sık yapılan ve bizleri çileden çıkaran hatalar.
1. Tümünü yanıtlamak
Tüm şirkete veya kalabalık bir gruba adres edilmiş bir e-maile 'tümünü yanıtla' diyen her bir insan, posta kutularımızın çoğunlukla yalnızca teşekkürler'den ibaret mesajlarla çöplüğe dönmesine neden olur.
2. CC'ye mülteci kampı muamelesi yapmak
Bazı kişiler, adreslerini bilseler yeryüzünde yaşayan tüm nüfusu CC'ye koyabilirler. Mailde kimler CC, kimler BCC'de olmalı, kimlerin konuyla gerçekten hiçbir ilgisi yok; pek kafa yorduklarını söyleyemeyiz.
3. Nezaketsiz ve üstenci dil kullanımı
Lütfen ve teşekkürler, istemekte olduğumuz şeyi daha önemsiz kılmadığı gibi, otoritemizi de azaltmaz; korkmayın.
Aksine bu yapıldığı zaman bizim burnumuza buram buram kompleks kokuları geliyor.
4. E-maile selamsız sabahsız girmek
Bir merhaba ve günaydın'a kimin niçin erindiğine akıl sır erdirmek mümkün değil. Sadece karşılıklı olarak nezaketle cevaplanmış ilk birkaç e-mail sonrası, ve aynı gün içerisinde olması kaydıyla kabul edilebilir; aksi halde hayli kaba.
5. Lüzumsuz samimiyet
Lüzumsuz samimiyetten haz etmiyoruz çünkü niçin edelim? Kişinin hangi ara canı, hayatı, -cığı olduğumuz konusunda akşama kadar düşünebiliriz.
6. Konu kısmını boş bırakmak
En çok yapılan hatalardan birisi. Konuyu takip edebilmeyi, sonradan dönüp bulabilmeyi zorlaştırır ve vakit kaybettirir.
Tam tersi yönde ise, e-mailin ana gövdesini oluşturan mesajı olduğu gibi konu kısmına yazanlar var; Son toplantıda imzalanan evrakların birer kopyasının halen elimize u
7. Devasa boyutta ya da nadir formatta ekler göndermek
Halbuki devasa ek, basit bir link ile her iki tarafa da kolaylık olabilirdi.
Diğer durumda ise sık sık 'bunu X formatında tekrar gönderebilir misiniz?' demek, haliyle aynı iş için iki kez (karşılıklı olarak) vakit harcamak durumunda kalıyoruz.
8. Okuyanı aptal yerine koymak
Vurgulamak istediğiniz yeri kalın + altı çizili + kırmızı renk üzerine fosforlu marker + BÜYÜK HARFLE + 24 punto yazıp bir de tırnak içine aldığınız iyi oldu; yoksa vallahi anlayamazdık.
9. Öyle hunharca hata yapmak ki ne yazıldığının anlaşılmaması
Ve tabii bunun yanında, -de'lerin, -ki'lerin, büyük ve küçük harflerin, apostrofların bağımsızlığını ilan ettiği e-maillere baktıkça karşımızdaki kişinin genel okuma alışkanlığı notunu kolaylıkla verebiliyoruz.
10. Her gönderiye yönetici CC’lemek
Benden çıktı CC’si, veya en çok ben çalışıyorum CC’si olarak da bilinir. Atılan her adımda yöneticiyi CC’ye koymak en hafif tabiriyle işgüzarlık.
11. Gizli veya hassas bir bilgiyi e-mail ile tartışmak
Söz uçar, yazı kalır. O sunucuya muhakkak birilerinin erişimi vardır; ayrıca unutulmuş bir zamanda yanlışlıkla (veya bilerek) kime forward edilebileceğini asla bilemezsiniz.
Hiç yoktan içine çekilmiş oluyoruz.
12. Ünlem ve soru işaretinin, harflerin savruk kullanımı
ACİLLLLLL!!!!!!!!!!!!!
Posta kutularında gönderinin acil ve öncelikli olduğunu belirtmemize yarayacak kırmızı ünlem harfiyle işaretleme seçeneğini nedense yeterince ikna edici bulmuyoruz genel olarak.
13. BÜYÜK HARFLERLE YAZMAK
Bu türden kullanımı neredeyse her zaman bağırmak olarak algıladığımız için, durduk yerde tansiyon yükselir ve istenmeyen tonda cevaplar kolaylıkla tetiklenebilir.
14. İmzanın resim formatında olması
Böylelikle, veritabanı için iletişim bilgilerini basitçe kopyalayıp yapıştırabilecekken karmaşık bir email adresini ya da 4 satırlık posta adresini yeniden yazmakla geniş geniş uğraşabiliyoruz.
(Ayrıca ne çok çirkin imza var...)
15. Gereğinden fazla uzun tutmak
Ve dahi paragraflara ayırmamak, cümlelerin başının ayrı, sonunun ayrı yere gitmesi, konunun dağılması, kafalarımızın daha da dağılması, derken geçip giden yarım saat; gerçekten tam ihtiyacımız olan şey.
16. Ve yazılı iletişimin donuk, kırıcı ve buyurgan görünmeye çok açık olduğunu göz ardı etmek
İş isterken, komut verirken veya espri yaparken bile, okuyan kişide bırakacağı etkiyi düşünmemek hayli tatsız, hatta üzücü durumlara yol açabiliyor.
Bizce her insanın “Gönder” tuşuna basmadan önce kendi kendine “Ben böyle bir e-mail almak ister miydim?” diye sorması şart.