Nasıl Daha Verimli Olunur? Dan Ariely’nin Zamanınızı Yönetmek İçin Verdiği 6 Yeni Sır

29.12.2014 - 12:35 Son Güncelleme: 29.12.2014 - 13:53

Verimli olmak zor.

Bazen dünyanın hiç bir anlamı olmadığı hissedersin. Bazen ise sen hiç bir anlam ifade etmezsin. Ve bazen de bunların hepsinin bir komplo olduğunu hissedersin.

İçeriğin Devamı Aşağıda

Birazdan göreceğimiz üzere, bunların hepsi, bir şekilde, doğru.

Dan Ariely, irrasyonel davranış uzmanı, hatta bu işin kralı. Senden ya da benden daha irrasyonel olmasından değil, bu alanda oldukça fazla süre çalıştığı için bu ünvanı alıyor.

Dan, Duke Üniversitesi’nde Davranışsal Ekonomist ve aynı zamanda New York Times Best-selling olan üç muhteşem kitabın da yazarı:

Yakın zamanda dikkatini bizim zamanımızı nasıl irrasyonel olarak kullandığımıza çevirdi ve yeni bir akıllı takvim uygulaması olan Timeful’un geliştirilmesine yardımcı oldu. Güzel olan şu ki Timeful’dan alınan veriler, bize verimlilik ile alakalı olarak neyin işe yaradığı, neyin işe yaramadığı konusunda bir şeyler öğrenmemize yardımcı oluyor.

1) Dünya Sana Karşı Çalışıyor

Bu bir komplo teorisi değil ama çoğu zamanımızı kendi gündemi olan ortamlarda harcıyoruz.

Billboardlar ve TV reklamları senin satın almanı istiyor. İnternet sitelerindeki linkler seni tıklamaya teşvik ediyor. Telefonundaki bildirimler seni çağırıyorlar.

Bizim varsayılan durumumuz sabit, çevremizden, bulunduğumuz ortamdan agresif ve zincirleme bir halde gelen siren sesleri halinde.

Dan diyor ki:

Dünya bizim uzun dönem yararımız için hareket etmiyor. Düşünün, bir caddede yürüyorsunuz ve her mağaza şu anda paranızı almayı deniyor; cebinizde bir telefon var ve içerisindeki her uygulama şu anda dikkatini kontrol etmek istiyor. Hayatımızdaki çoğu varlık, gerçekten kendi iyilikleri için bizim hata yapmamızı istiyor. Yani dünya işleri zorlaştırıyor, hem de çok zorlaştırıyor.

Bugünlerde etrafınızdan gelen her direktifi izlediğinizde, hızlıca beş parasız, obez ve sürekli kendinden geçmiş, dikkati dağılmış olabilirsiniz.

Sanki etrafımız entrikacı hırsızlar tarafından çepeçevre sarılmış: zamanımızı çalan hırsızlar, dikkatimizi çalan hırsızlar, verimliliğimizi çalan hırsızlar…

Yankesiciler sizin eşyanızı nasıl çalıyor? Dikkatinizi dağıtarak.

Dan diyor ki:

Şovlarında yankesicilik yapan sihirbaz bir arkadaşım var. Söylediğine göre başladığı zamanlar insanların dikkatini dağıtmak için onları dürtüyormuş. O insanları dürtünce, onlar konsantrasyonlarını kaybediyorlar ve böylece arkadaşım saatlerini alabiliyor. Şimdi ise sadece soru sorarak insanların odaklanma kabiliyetlerini kaybettirebileceğini fark etmiş.

(Zamanınız az ise 5:35'e atlayıp nasıl kolayca dikkatinizin dağıtılabileceğini görebilirsiniz.)

İçeriğin Devamı Aşağıda

Günümüzün dünyasında bir planınızın, hedefinizin ya da bir sisteminizin olmaması tehlikeli, çünkü varsayılan durum tarafsız (nötr) değil.

Son söylediğimiz cümlenin anlattığı,üretkenliğe giden yolda ilk büyük adım olabilir mi?

2) Çevreni Kontrol Et, Yoksa O Seni Kontrol Edecektir

Her gittiğimiz yerde çevremizi kontrol edemeyiz tabii ki, ama genellikle uygulamayı seçtiğimizden daha fazla kontrol etme yeteneğine sahibiz.

Eğer dikkat dağıtıcıları defedip, takvimini kontrol edersen, çevrenin senin üretkenliğin için uygun olduğuna emin olabilirsin.

Dan diyor ki:

Son 40 yılda sosyal bilimler alanında alınabilecek en büyük dersler biri “çevre önemlidir” olgusudur. Eğer bir büfeye giderseniz ve bu büfe belirli bir şekilde düzenlenmiş ise, belirli bir şey yiyeceksinizdir. Eğer büfe farklı bir şekilde düzenlendi ise, farklı şeyler yiyeceksiniz. Kararlarımızı kendi başımıza aldığımızı düşünürüz ama çevre büyük ölçüde bizi etkiliyor. Bundan dolayı çevremizi nasıl değiştirebileceğimiz üzerine düşünmemiz gerekiyor.

Araştırmalar en üretken/verimli bilgisayar programcılarının ortak noktası olarak neyi gösteriyor?

Bunun cevabı ne deneyim, ne maaş, ne de projede harcanan saatler...

Onlar dikkat dağıtıcı etkenlerden arındırılmış ortam yaratan işverenlere sahipler.

Quiet: The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking’ den alıntı:

… en iyi performans gösterenler, kendilerine en çok mahremiyet, kişisel, kendi fiziksel çevresi üzerinde kontrol sahipliği ve kesintiden/aradan arındırılmış ortam sağlayan şirketler için karşı konulamaz bir şekilde çalışırlar…

Ayrıca araştırmalar dikkat dağınıklığının bizi aptallaştırdığını gösteriyor.

Etrafınızı çevreleyen şeyler yapmanız gereken şeyleri kolaylıkla yapmanızı sağlamalı, yapmamanız gereken şeyleri yapmanızı ise zorlaştırmalıdır.

Google ofisine koyduğu M&M’s leri açığa koymak yerine kapalı kutularında koyduğunda ne olduğunu biliyor musunuz? Çalışanlar bir ayda 3 milyon daha az M&M’s yediler.

Dan diyor ki:

Google’ın yakın zamanda yaptığı bir deney var. Önceden New York ofisindeki M&M’s ‘ler kovalarda duruyorken, bunun yerine kapakları olan kaselere koydular. Kapakların kaldırılması çok fazla efor gerektirmemesine rağmen, New York ofisinde tüketilen M&M’s miktarı bir ayda 3 milyon azaldı.

Tamam, demek ki çevrenizi yönetmeniz gerekiyor. Peki takviminizi nasıl yönetiyorsunuz?

3) Her Şeyi Yazın

Hepimiz beynimizin nasıl yanılabilir olduğunu biliyoruz, yine de düzenli olarak, hatırlama ve işleri takip konusunda kendimize güveniyoruz. Kötü.

Peki Timeful uygulamasıyla yapılan araştırma Dan’e ne gösterdi?

Çoğu insan yapması gereken şeyleri yazmıyor.
Yapmanız gereken şeyleri yazdığınızda, onları takip etmenizin olasılığı artıyor.

Eğer yapacağınız şey önemli ise mutlaka yazın. Hatırlatıcılar, post-it’ler ve takvimlerin hepsi bunun için iyi araçlar.

Stanford profesörü Jennifer Aaker’in bahsettiği araştırma gösteriyor ki takviminiz sizi daha mutlu yapabilir:

Sizi mutlu ve daha enerjik yapan şeyleri alın ve onları daha sık planlayın.

Aptalca basit geliyor değil mi? Araştırma bizim onları yeterince yapmadığımızı söylüyor. Jennifer diyor ki:

… genellikle insanların zamanlarını nasıl geçirmek istediklerine ait söylemleri ile zamanlarını gerçekten nasıl geçirdikleri arasında fark vardır. Öncelikle aktiviteler ve daha fazla zaman harcamak istediğin kişileri belirlediğinde, zamanını düşünerek planlamak kritik bir hal alıyor. Bir şeyi takvime koyduğun an, bu aktiviteyi yapman daha olası oluyor — çünkü onu yapıp yapmama üzerine aktif bir karar verme sürecine girmiyorsun — çünkü o artık senin takviminde.

4) Anahtar: Neyi Ne Zaman Yapıyorsun?

Tüm saatler eşit yaratılmamıştır. Dan’in Timeful araştırması en verimli/üretken zamanımız olarak neleri gösteriyor?

Günlük olarak, kalktığın andan bir kaç saat sonra başlayan, 2–2.5 saatlik en verimli zaman aralığına sahipsin.

Dan diyor ki:

…ortaya çıktı ki çoğu insan sabahın ilk iki saati verimli/üretken. Hemen kalktığın anda başlamıyor, ama saat 7 gibi kalktıysan, en verimli zaman aralığın 8–10:30 arası olacaktır.

Grafikte en zorlu görevlerinizi yapmanız gereken saatler açıkça görülüyor. Büyük projeler. Gerçekten iğneyi hareket ettiren şeyler.

Peki Dan çoğu insanın bu saatlerde ne ile meşgul olduğunu buldu? Email ve Facebook.

Bu saatleri önemli görevleriniz için korumalısınız. Gününüzün o bölümünü “korumalı zaman” olarak tasarlamalısınız.

Yapılan çalışmalara göre tetikte olma ve hafıza, açıkça düşünme yeteneği ve öğrenme gün içerisinde yüzde 15 ile yüzde 30 arasında farklılık gösterebilmektedir. Çoğumuzun en net/ayık olduğu an, uyandıktan sonraki iki buçuk saat ile dört saat aralığında.

İrade uzmanı Roy Baumeister ile yapılan röportajda sabahın erken saatleri aynı zamanda insanların en disiplinli olduğu zamanlar.

İnsanlar uyanık olduğu süre uzadıkça, irade sorunları ortaya çıkıyor. Çoğu şey akşamları kötüye gidiyor. Diyetler akşam atıştırmalarıyla bozuluyor, kahvaltı ya da gün ortasında değil. Dürtüye dayalı /aniden tetiklenen suçlara en çok gece yarısından sonra teşebbüs ediliyor.

Dahiler üzerine yapılan bir çalışma’ya göre, çoğunluğun en iyi işlerini günün erken saatlerinde yaptığı ortaya çıkmış.

Çevrenize şekil vermelisiniz ve verimli/üretken saatlerinizi korumalısınız? Peki neleri yapmaktan kaçınmalısınız?

5) Üretkenlik Kıyametinin Dört Atlısı

Dan’in araştırmasında en çok zaman kaybettiren 4 şey şöyle sıralanıyor:

1) Toplantılar

Hepimiz toplantıların nasıl zaman kaybı olduğunu ve tavşan gibi çoğaldığını biliyoruz. Peki çözüm?

Çalışma zamanınızı takviminizde planlayın. Çalışmanız gereken bir sunum mu var? Bunun için saatlerinizi rezerve edin.

Eğer insanlar o zamana toplantı koymak isterlerse, bir çatışma/kesişme olduğu söyleyin. Bunu yapın. Sizin işiniz önemli.

Bir takvim yapılması gereken her şeyin kaydını içermelidir — sadece toplantı ya da çağrı notlarını değil.

2) Email

Çoğu insan gelen kutusunda çok fazla zaman harcıyor, hem de bir meseleyi halletmeyi hedeflemeden.

Email’lerin hayatınızı ele geçirmesini nasıl önleyebilirsiniz diye merak ediyorsanız bu yazıya göz atabilirsiniz.

3) Multitasking — Çoklu Görevler

Tüm dikkat dağıtıcıları bir kenara koyun ve her seferinde bir işi yapın. Multitasking — aynı anda bir çok iş ile ilgilenmek — verimliliği/üretkenliği düşürüyor.

4) Yapısal Erteleme

Yapısal erteleme nedir? Yapısal erteleme, gerçekten ilerleme sağlayan büyük işler yerine, küçük şeyleri hallederken ilerleme kaydettiğini hissetmektir. Dan bu konuda diyor ki:

Yapılacaklar listesi yapmak ve bunların üzerini çizmek bunun bir örneği. Çünkü bu şeyler kolayca ölçülebilmekte ve bir şeyler başardığımız hissi veriyor. Ama gerçek ilerlemeler/başarılar zaman almaktadır. İlerlemeler her zaman lineer olmaz. Büyük projeler her zaman anında ödüllendirici olmaz. Gerçekten kompleks şeyler bize aynı zevk anlarını hissettirmezler ama gerçek başarı ve ilerleme duygusunu yaşatan yine bunların üstesinden gelmek ile olur. Fakat ben bunu yeterince anlayabildiğimizi düşünmüyorum.

Bu dört şeyden kaçının ve üretkenliğinizdeki artışı kendiniz görün. Artık ilerleme sağlıyorsunuz. Gün boyunca daha üretkensiniz. Fakat hepimiz yoruluyoruz ya da sıkılıyoruz. Şimdi yapılabilecek en iyi şey ne?

6) Hayır, E-mail Molasına İhtiyacın Yok

Kendinize bir e-mail molasına ihtiyacınız olduğunu, ardından yenilenmiş olacağınızı ve daha iyi çalışacağınızı söylüyorsunuz. Sorun şu ki, bu doğru değil.

Kafanızı bir işe vermek ya da bir işten çıkarmak zaman alıyor. Görevler arasında değişiklik yapmanın verimliliği düşüren idrak etme / kavrama maliyeti var.

Dan:

İnsanlar e-mailleri kontrol ettiklerinde yenilendiklerini düşünüyorlar. Bu böyle değil. Eğer yenilenmek istiyorsan gözlerini kapat, meditasyon yap, derin nefes al ya da önemli başka şeyler üzerine düşün. Gerçek şu ki bunu doğru şekilde yapmanın yolu e-mail’leri kapatmak ve yaptığın şeye odaklanmaktan geçiyor.

Hatta bir araştırmaya göre sıklıkla e-mail kontrolü yapmak, geçici olarak, zekanızı şarhoş olmaktan daha çok düşürüyor.

Sürekli e-mailleşme zihinsel yeteneklerinizi ortalama 10 IQ puanı düşürüyor. Bu durum erkekler için marijuana içmeye göre 3 kat daha fazla etki demek.

Your Brain at Work: Strategies for Overcoming Distraction, Regaining Focus, and Working Smarter All Day Long kitabından bir alıntı:

Londra Üniversitesi’nde yapılan bir çalışmann bulgusu sürekli e-mailleşme ve mesajlaşmanın zihinsel kapasiteyi ortalama 10 IQ puanı düşürdüğünü gösteriyor. Bu kadınlarda 5 puan, erkeklerde ise on beş puan. Bu etki bir gece uyumama ile benzer etki gösteriyor. Erkekler için kenevir/esrar içme etkisine göre üç kat daha fazla etki yaratıyor.

Bazılarınız çoktan “Ama e-maillerimi kontrol etmeliyim!” demiştir. Evet, etmelisiniz. Ama muhtemelen o kadar sık kontrol etmek zorunda değilsiniz.

Cal Newport’un dediği gibi, “Yüzeysel işler sizi kovulmaktan alıkoyanlardır. Esas/derin işler ise sizin terfi etmenizi sağlayanlardır.”

Ve e-mail işin en yüzeysel kısmıdır. İnsanlar Ay’a e-mail olmadan gittiler. Ve e-mailler siz önemli işlerinizi halledene kadar bekleyebilirler.

Dan’in anlattığı bir çok ipucu var. Peki bunları hepsini daha verimli olmak için nasıl toparlayabiliriz?

Özetlersek

1. Dünya senin uzun dönem hedeflerine ulaşmana yardımcı olmak için tasarlanmamış. Pasif kalmak seni gitmek istediğin yere götürmeyecek.

2. Çevreni kontrol et, yoksa o seni kontrol edecektir. Çalışma alanını başarman gereken şeyler için iyileştir.

3. Yapman gereken şeyleri takvimine yaz. Yazdıkça yapma olasılığın artacak.

4. En verimli halinle çalışabileceğin yaklaşık iki saatin var ve bunlar genellikle günün erken saatlerinde yer alıyor. Bu saat aralıklarını koru ve akıllıca kullan.

5. Toplantılar, e-mail, çoklu görevler ve yapısal erteleme en büyük zaman kayıplarını veriyor.

6. Hayır, e-mail molasına ihtiyacın yok. Görevler arasında geçiş yapmak, beyin geçişleri sırasında verimliliğini düşürüyor. Ne kadar çok geçiş yaparsan o kadar az verimli oluyorsun.

Her dakikayı hesaba katmak zorunda değilsiniz. Boşa geçen saniyeler için acı çekmeniz de geremiyor. Olay sadece geliştirme ile alakalı.

Hiç birimiz yanılmaz değiliz.

Dan’e iş-yaşam dengesi hakkında sorulduğunda şunu söylüyor: