Kariyerine Önem Veren Herkesin İş Toplantıları Hakkında Bilmesi Gereken 15 Yazısız Kural
Pek haz etmesek de çoğumuz iş toplantılarına katılmak zorunda kalırız ve bu toplantılar kendinizi ifade edebileceğiniz profesyonel ortamlardandır.
Barbara Pachter, iş ortamına uygun davranmak ve doğru iletişim kurmak için uyulması gereken yazısız kuralları, The Essentials of Business Etiquette adlı kitabında bir araya getirdi.
İşte bu kurallardan iş toplantıları hakkında olanlar..
1. Toplantı başlamadan önce diğer katılımcılarla kaynaşın.
Toplantıya katılan herkes birbirini tanımıyorsa ilk adımı atmaktan çekinmeyin. Kendinizi tanıtın ve sorular yöneltin. En yüksek pozisyonda olanlardan başlayabilirsiniz.
2. Az ve öz konuşun.
Konuşurken kendinizi tekrar etmekten ve gereksiz ayrıntılar vermekten kaçının. Söylemeniz gerekeni mümkün olan en az sözcükle ifade edin.
3. Daha üst düzey bir pozisyonda çalışıyorsanız tokalaşmayı siz başlatın.
Daha üst düzey bir pozisyondaysanız ya da ev sahibi olarak karşı tarafı ağırlıyorsanız; tokalaşmak için elini uzatan ilk kişi siz olun.
4. Dakik olun, geç kalmayın.
Risk almayın; vaktinde orada olmak için elinizden geleni yapın çünkü toplantıya katılanların vaktini çalmak istemezsiniz.
5. Tanışma merasimlerinde ayağa kalkın.
Ayakta durmak, varlığınızı güçlendirir ve kendinizi takdim etmenizi kolaylaştırır. Ayağa kalkmadığınızda karşı tarafın sizi görmezden gelmesine sebep olabilirsiniz.
6. İş ortamına uygun giyinin.
Bir iş toplantısına katılacağınızı unutmayın. Kıyafet ve dış görünüş, tıpkı beden dili gibi, sözsüz iletişimde önemli bir rol oynar.
7. Kimse için sandalye çekmeyin.
Gelen konuklarınız için kapıyı tutmak oldukça nazik bir harekettir fakat hangi cinsiyetten olursa olsun asla karşınızdaki kişilerin sandalyesini çekip oturmasını beklemeyin. Çünkü profesyonelliğin ön planda olduğu iş ortamında cinsiyet farklarını ve bu farklar gözetilerek yaratılmış toplum kurallarını geride bırakmalısınız. Normal şartlar altında; her kadın ve her erkek, oturacağı sandalyeyi kendisi çekebilir.
8. Toplantıya hazırlıklı gidin.
Toplantının içeriğini, amacını bilin ve varsa yapacağınız konuşmaya hakim olun. Sorulacak sorular ya da soracağınız sorular konusunda hazırlıklı olmayı ihmal etmeyin.
9. Toplantı ortamına uygun bir şekilde oturun.
Herkesle aynı hizada oturduğunuzdan emin olun ve bacak bacak üstüne atmayın. İş ortamı için fazlasıyla dikkat dağıtıcı, rahatsız edici ve bazen de biraz fazla seksi olabilir.
10. Toplantının konusuna hakim olun.
Özellikle toplantıda bir sunum ya da konuşma yapacaksanız mutlaka konuya hakim olun. Konu dışına çıkacak gibi olduğunuzda yardımınıza koşan bir meslektaş da her zaman işe yarar.
11. Herkesin sizi duyabileceği bir ses tonuyla konuşun.
Konuşmaktan çekinmeyin ve söz alın. Toplantıda konuşulanlar hakkında yorum yapın.
12. Kahve ya da su içebilirsiniz fakat toplantı sırasında bir şeyler yemeyin.
Eğer yemekli bir toplantıda değilseniz yalnızca bir şeyler için. Kullandığınız eşyaları ve toplantı masasını nasıl bulduysanız öyle bırakmaya dikkat edin.
13. Konuşmanın kurallarını bilin.
Konuşan kimsenin lafını bölmek kaba bir davranış, bunda hemfikiriz. Fakat bazı toplantılarda araya girmediğiniz sürece sesinizi duyuramayabilirsiniz. Duruma göre değişebilecek kuralların farkında olun.
14. Telefonunuzu masanın üstüne koymayın.
Telefonunuz çaldığında ya da titrediğinde herkesin dikkatini dağıtacaktır bu yüzden onu masaya koymayın. Gelen aramaya ya da mesaja cevap vermek zorundaysanız dışarı çıkın.
15. Aklınızdaki tüm soruları son ana bırakmayın.
Aklınıza takılanları doğru zamanda sormaya dikkat edin. Tüm soracaklarınızı en son ana bırakıp, toplantının uzamasına sebep olan 'o' kişi olmayın.