Ofis Taşımak: Doğru Yönetilmeyen Bir Taşınma Çalışanların Performansını Nasıl Düşürüyor?
Şirketler ofis ortamlarını değiştirmek üzereyken pek çok soru işareti, pahalı yatırımlar ve beklenmeyen engellerle dolu yorucu bir süreç başlar. “Taşınma”, genellikle “patron meselesi” olarak tanımlanır çünkü hem şirket içerisinden hem de dışarıdan bir hayli kaynak gerektirir.
Taşınma sürecinde nispeten kısa bir zamanda alınan tüm kararların, çalışma ortamıyla ilgili uzun vadeli koşullar doğuracağını akılda tutmak gerekiyor. Yapılan her hata, baş ağrısı yaratacaktır.
Ofis taşımayı şirketin tüm performansını arttıracak şekilde planlayabilmek için dikkat etmemiz gerekenlere göz atalım.
Neredeyse tüm şirketler, hâlen ofis değiştirme konusunda ilkel ve eski yöntemleri en ön planda tutuyor.
Şirketler yeni ofisin lokasyonu, metrekaresi ve kira bedelini en önce düşünüyorlar. Hatta bazıları detaylı teknik şartname konusunda net. Kısacası, şirketler daha çok mekan, yapı ve somut olgulara odaklanıyor.
Sadece çok az şirket, mekanın çalışanlar ve know-how gibi kurumsal bir kaynak olarak kullanılabileceğini anlıyor.
Ve bunu idrak eden şirketler en baştan farklı sorular soruyor: “Çalışanların iş performansı nasıl yükseltilir? İnsanlar nasıl daha fazla motive edilebilir? Bağlılıkları nasıl güçlendirilebilir?” Böylece mekan hakkındaki tartışmada çok daha önemli bir tarafa odaklanılır: Çalışanlar.
Yeni çalışma ortamları konusunda Google, Facebook, Microsoft gibi şirketler örnek alınıyor.
Ancak bu yanıltıcı olabilir. Bahsi geçen şirketlerin yaptığı, iç yapılarını, hiyerarşilerini ve süreçlerini ofisleri aracılığıyla göstermek. Yani bu yapılar yatay, yalın ve şeffaf. Modern bir çalışma ortamına sahip olmak, bir dekorasyon meselesinden ziyade dahili süreçler ve kurum kültürüyle ilgili bir konu.
Başınıza gelebilecek en kötü şey:
Kaş yapayım derken göz çıkarmak. Yani yeni ve modern ofisin çalışanlar tarafından benimsenememesi, kurumun alıştığı çalışma şekline uyumlu olmayıp çalışanların günlük işlerini zorlaştırmasıdır. Bunu önlemede 3 ana yöntem başarı sağlıyor:
Tam sorgulama yapmak
Bu soruların teker teker ve dikkatle cevaplanması önemli:
* Ofis değiştirmekteki amacımız ne?
* Şirkette iletişim nasıl işliyor? Ürün ya da hizmeti sunma yolumuz ne?
* Müşteri, şirket ve tedarikçi arasındaki etkileşim noktaları neler?
* Şirketin temsil ettiği ne; ve kurumun değerleri neler?
* Ofis konsepti, şirketi hedeflerine ulaşmada nasıl destekler?
Çalışan katılımını sağlamak
İşyeri ortamını geliştirme konusunda, bakış açısının inşaat odaklılıktan çıkıp, kullanıcı odaklılığa doğru değiştirilmesi gerekiyor. Oysa çalışanlar, mimarlar ve proje yöneticileri tarafından konsept oluşturma ve planlama süreci boyunca çoğunlukla rahatsız edici faktörler olarak görülüyorlar.
İletişimde şeffaf olmak
Ofis taşırken çalışanların oturacağı yeni masaların bakacağı yöne kadar tüm kararlar kapalı kapılar ardında veriliyor. Oysa çalışanları problemin değil, çözümün bir parçası yapmayı öğrenmemiz gerek. Hangi ortamda motivasyonlarının artabileceğini kimse daha iyi bilemez.
Özetle,
Ofis ortamını performans için destekleyici bir faktör olarak gören şirketler, yetenek savaşlarını da önde götürecek. Çalışma ortamları konusundaki karar alma süreçlerine çalışanlarını dahil eden şirketler bunun karşılığında sadakat elde edecek; ve çalışan sirkülasyonu da büyük ölçüde azalacak.
Harvard Business Review Türkiye, Aralık 2015