Mehmet Onur Yazio: Beni Zoom’dan Çaldır, Ben Seni Ararım
Eğer bir beyaz yakalıysanız, mesainizin yüzde 35’ini toplantı yaparak geçirirsiniz. Bunların bazıları önemli ve işe değer katan toplantılarken bazıları ise önemsiz ve işi daha da karmaşık hale getiren gereksiz toplanmalardır. Telefonla aradığınız kişinin kısık sesle: ‘’Şu an bir toplantıdayım. Seni daha sonra arıyayım mı?’’ cevabı yıllar geçse de havasını yitirmemiştir. Çünkü toplantıda olan insan mühim insandır. Peki bu mühim insanların bir araya gelerek gerçekleştirdiği etkinliği nasıl verimli kılabiliriz?
Plan Plan Plan
Başarılı bir toplantının anahtarı planlamadır. Toplantıya en az bir gün önceden hazırlanır ve doğru planlarsanız toplantı siz ve katılımcılar için daha verimli olacaktır. Toplantıları sadece ‘’gerekli’’ olduğunda organize edin. İçinizden: ‘’Ee, başka ne için yapacaktık zaten’’ diyebilirsiniz. Ama çoğu toplantı, bir telefon konuşması ya da e-posta yoluyla halledilebilecek işler için yapılmaktadır. Unutmayın toplantı üç ana sebeple yapılır: bilgi vermek, sorunları masaya yatırmak ve karar vermek.
Doğru İnsanları Davet Edin
Toplantıya sadece konu ile ilgili insanları davet edin. Orada olması gerekmeyen insanları davet ederek karışıklığa sebep olmayın. Sınırsız kuru pasta, kuki ve çay için gelenleri bertaraf edin. Katılımcı sayısının artması verimliliği arttırmaz.
Yer ve Zamanı Doğru Seçin
Herkesin zorlanmadan katılacağı bir zaman dilimi belirleyin. Kimse sabahın 6’sında ya da gecenin 11’inde toplantı yapmak istemez. Eğer karşınızda uyuklayanlar görmek istemiyorsanız toplantılarınızı mesai bitimi ve öğlen yemeği sonrası yapmamaya özen gösterin.
Mutlaka Bir Gündem Belirleyin
Toplantıyı öncesi katılımcıları neden toplantı yapmak istediğiniz ile ilgili bilgilendirin. Bu katılımcıların, tartışılacak konularla ilgili görüşlerini hazırlamalarına, araştırma yapmalarına ve düşünmelerine olanak tanır. Bir şeyi başarmanın tek yolu, insanları hazır hale getirmektir. Toplantı sırasında başkalarının da konuşmasını veya bir şeyler sunmasını bekliyorsanız, onları mutlaka önceden bilgilendirin.
Sanal Toplantılar
İçinde bulunduğumuz pandemi süresince çoğu toplantı Zoom üzerinden gerçekleşse de bu uygulamanın Microsoft Teams, Skype, Google Meet, Slack, Cisco Webex gibi alternatifleri olduğunu unutmayın. Toplantıya girmeden önce, sanal toplantı hangi platformda gerçekleşecek ise o platformun özelliklerini öğrenin ve mutlaka önceden test edin.
Sakın Yapmayın!
Her şeyin olduğu gibi toplantıların da bir adabı vardır. İster sanal olsun ister fiziksel, toplantı sırasında aşağıdaki şeylerin sakın yapmayın:
· Toplantıya geç kalmak.
· Toplantı sırasında cep telefonu, tablet ya da bilgisayara gömülmek.
· Not almamak.
· Devamlı saate bakmak. (akıllı saati olanlar dikkat!)
· Fısıldaşmak.
· Kalem çevirmek.
· Sakız çiğnemek.
· Yanındakinin kuru pastalarına göz dikmek.
Ünlü Amerikalı komedyen Fred Allen, toplantıları : ‘’Tek başına bir şey yapamayan insanların bir araya gelip, bir şey yapılamayacağını karara bağladıkları yer’’ olarak tanımlasa da planlı ve profesyonel toplantılar iş hayatında sizi ve ekibinizi başarıya taşıyabilir. Herkese keyifli ve verimli toplantılar.
Yorum Yazın