Başarılı Bir Raporun, Olmazsa Olmazları
Biri "Rapor" mu Dedi?
Düzenli olarak rapor tutmanızı gerektiren bir işiniz varsa peşinen söyleyelim: Allah başka dert vermesin! Ancak bazı püf noktaları var ki, bunları bilmeniz ve uyguluyor olmanız rapor hazırlama hususunu fersah fersah kolaylaştırır! Peki nedir bu püf noktaları?
Raporunuzun Kapsamı
- Evdeki Hesap
Raporunuzun dönemsel olup olmadığı, hangi departmanları kapsadığı, her şeyden önemlisi ne amaçla kaleme alındığını mutlaka belirtmelisiniz!
Net Tespitler
- Net Olun
Raporunuzun amacı / kapsamı ne olursa olsun; net tespitlere yer vermelisiniz. Muallakta kalacak ifadelerden kaçınmalı, okuyanların kafasında soru işaretlerine yer bırakmayacak kadar berrak cümleler kurmalısınız. Unutmayın ki; söyledikleriniz sadece karşınızdakinin anladığı kadardır!
Fayda / Zarar Orantısı
- Tecrübe
Tuttuğunuz raporları, kapsamı doğrultusunda firmanız yarar görsün diye tutuyorsunuz. Bu bağlamda, açık bir şekilde; ne yapıldığında daha fazla yarar sağlanabileceğini veya olası zararlara dair nerede hata yapıldığını mutlaka belirtin.
Aşamalarınız
- After - Before
Raporunuzu Victor Hugo romanları kadar uzun tutmanıza gerek yok ama minimalizm akımına selam veren bir raporu da hiçbir yönetici önünde görmek istemez değil mi? Raporunuzda, sıkıcı olmadan ve uzun uzadıya hikayeleştirmeden; bahsettiğiniz sorunların veya raporlamaya değer bulduğunuz durumların aşamalarına da değinmeniz gerekebilir.
Eğer ki aylık bir periyotta rapor tutuyorsanız; bir önceki raporunuzdan sonraki süreçte hazırladığınız raporu, bir önceki ayın kısa bir özetiyle yapacağınız girişle başlatabilirsiniz. Böylece okuyanlar, iki ay arasındaki aşamaları daha somut bir şekilde karşılaştırabilir.
Raporunuzun Çözüm Bölümü
- Çözümcü Olun!
Raporunuzu bitirirken, eğer ki sunacağınız birim/yönetici aksini belirtmemişse, raporunuzda belirttiğiniz olası aksaklıklar veya problemler için getirdiğiniz çözüm önerileriniz de mutlaka olmalıdır! Aksi taktirde, çözümsüz bir tespit neye yarar ki?
Yorum Yazın