Email Adabını Bir Türlü Öğrenemeyenler Toplanın: Bir CEO Gibi Email Kullanma Rehberi!
İş saatleri içerisinde aldığınız e-mailler daha önemli işlerinizin yoluna mı çıkıyor ya da sizce gelen kutunuzu günde sadece birkaç kez kontrol etmek verimli bir şekilde çalışabilmek için en etkili yöntem mi?
Kingston Üniversitesi tarafından yürütülen yeni bir çalışma, iş yerinde e-mailleri en iyi şekilde yönetmek ve kullanmakla ilgili yaygın düşüncelere meydan okuyor.
Ayrıntılar için sizi şöyle alalım. 👇
Kingston İşletme Okulu'nun İş Yerinde Refah Araştırmaları Grubu'nun başı olan Dr. Emma Russell, insanların iş maillerini kontrol etme stratejilerine ilişkin geniş bir kaynak taraması yaptı.
Daha sonra çalışan insanlarla bu yöntemlerin pratikte etkili olup olmadığını görmek için mülakat yapıldı.
Bu çalışmanın bulguları, hem çalışanlara hem işverenlere tarafsız bilgi ve rehberlik sağlıyor.
E-maillerle ilgili yaygın inanışlardan biri, e-maillerin dikkat dağıtıcı ve işten alıkoyan bir unsur olduğu. Peki gerçekten öyle mi?
Dr. Russell'ın belirttiğine göre iş saatleri içerisinde alınan ve gönderilen maillerden sadece çok azı işten bağımsız oluyor.
İnsanlar, e-mailleri işlerini yürütebilmek için kullanıyorlar. Birçok çalışan e-postalar olmadan işlerini etkili bir şekilde yapabildiklerini hayal bile edemediklerini belirtiyorlar.
E-maillerle ilgili başka bir mit ise çalışanların güçlü ilişkiler geliştirmesinin önüne geçtiği yönünde.
Dr. Russell'a göre işin aslı, e-maillerin sadece iş yeri kültürünü yansıtıyor olması.
E-maillerin kullanılış şekli organizasyon kültürüne ayna tutuyor. Örneğin; kullanıcılar e-maillerde kullanılan dili beğenmemişlerse bu mailleri teşhir edebiliyorlar ya da eğer suçlama kültürü varsa başkalarını da sorumlu tutabilmek için onları maillerine ekleyebiliyorlar. Güvene dayalı bir kültür olduğunda ise e-mailler yeni ve faydalı ilişkiler başlatmak için kullanılabiliyor.
İnsanların e-maillerini günde sadece birkaç defa kontrol etmesi gerektiği düşüncesinin de üretkenliği olumsuz etkilediği ortaya çıktı.
Bunun yerine e-postaları düzenli olarak kontrol etmenin çalışanların işlerindeki önceliklerini belirlemesine ve iş akışlarını etkili bir şekilde kontrol etmesine olanak sağladığı görüldü. Dr. Russell burada önemli olanın bu kontrollerin ne zaman gerçekleşeceğini belirlemek olduğunu söylüyor.
Dr. Russell'in e-mail yönetimine dair tavsiyelerine gelecek olursak 👇
E-postalarınızı kontrol ettiğinizde onları sadece okuyup geçmeyin; kategorilendirin, önemsiz olanları silin. Gelen kutusundaki mesajları azaltmak insanları rahatlatıyor.
E-mail alarmlarını kapatın. Çalışırken bölünmek verimliliğinizi olumsuz yönde etkiler. Ama siz yine de gelen kutunuzu ara ara kontrol etmeyi unutmayın.
İş saatleri dışında mail atarken mailin karşı tarafa iletiliş zamanını iş saatleri içerisinde olacak şekilde ayarlayın. Bu şekilde alıcıya bir şeyleri dayatmamış olursunuz.
E-mail stratejilerinizi gözden geçirin. Amaca yönelik ve etkililer mi? Yoksa alışkanlığa mı bağlılar? Çoğu insanın e-mail alışkanlıkları, onların daha stratejik yöntemler geliştirmelerinin önüne geçiyor.
Yorum Yazın
oooo aydınlandım adeta. Bundan sonra ceo gibi e-mail kullanabileceğim. Harika!
Ceo yu bilmem de bizim sekreterin Mail kullanma biçimini tavsiye etmişler. Hemen patrona diyeyim şirkete ceo olsun. Tanım : Bildiğin mail kullanma şekli ... Devamını Gör