İşletme Sahipleri Doğru Çalışanları Seçmek İçin İş Tanımını Nasıl Yazmalıdır?
Bunu da öğrendiğime göre bir işletme açmamın zamanı gelmiş!
Açtığınız iş ilanına aradığınız niteliklerde adayların başvurması için iş tanımı yazmayı öğrenmeniz gerekir.
İş tanımları, çalışanların sorumluluklarını anlamalarına yardımcı olmak ve çalışanların performansını değerlendirmek için de önemlidir. Eğer bir işletme sahibiyseniz açtığınız ilana sizin aradığınız nitelikte çalışanların başvurması için ayrıntılı ve açık bir iş tanımı yazmanız gereklidir. Bunun nedeni birçok farklı işletmenin de sizin aradığınız çalışanlar için ilan açacak olmasıdır. Peki nedir bu iş tanımı? Gelin ayrıntılarına bakalım...
İş tanımı nedir?
Bir iş tanımı, yapılmasını istediğiniz işin gerekliliklerinin kısa bir açıklamasıdır. İşle ilgili sorumlulukların yanı sıra ihtiyaç duyulacak faaliyetler ve belirli beceriler de iş tanımında belirtilmelidir. Bu tanıma eklediğiniz iş gereklilikleri yalnızca bir iş ilanı yayınlamak için değil, aynı zamanda çalışanların sorumluluklarını anlamalarına ve iş performanslarını değerlendirmeye yardımcı olmak için de kullanılacaktır.
Bir iş tanımında neler bulunmalıdır?
İş tanımında bulunması gerekenler tanımı yapılacak işe, işin seviyesine ve şirketin büyüklüğüne bağlıdır. Büyük bir şehirde yüksek seviyede bir iş için çalışan arayan büyük şirketlerin daha küçük çapta ve seviyede iş ilanı açacak olan şirketlerden daha ayrıntılı bir iş tanımı yazması gerekebilir.
Genel olarak bir iş tanımında bulunması gerekenler şu şekildedir:
İş unvanı
Departman (İşletme departmanlara sahip olacak kadar büyükse eklenmelidir.)
İşin büyük sorumlulukları
İş için aranan nitelikler
Çalışanın kime rapor vereceği eklenmelidir.
Ayrıca işin tam zamanlı ya da yarı zamanlı olduğu belirtilmelidir.
İş saatleri
Maaş aralığı
Konum
İşin sağladığı yararlar
İşe ilgili diğer şartlar iş tanımına eklenmelidir.
İş tanımını nasıl yazmalısınız?
Bir iş tanımını yazmaya başlamadan önce kapsamlı bir iş analizi yapmanız gereklidir. Böylece işte ihtiyaç duyacağınız özelliklere sahip bir çalışan seçmeniz kolaylaşacaktır. İş tanımını yazarken analiz yaparken bulduğunuz temel sorumlulukları, görevleri ve gerekli nitelikleri kısaca özetlemeniz gereklidir. İş için vardiyalı çalışma, sosyal medya için video oluşturma gibi özel ihtiyaçlar gerekiyorsa bunları da belirtmelisiniz.
Eğer daha büyük işletmelere karşı rekabet eden daha küçük bir işletmeniz varsa büyük işletmelerin sağlayamayacağı imkanları da iş tanımına dahil etmelisiniz.
Bunlar esnek çalışma saatleri veya her zaman evden çalışma imkanı gibi imkanlar olabilir. Çevrimiçi iş sitelerinde açacağınız iş ilanlarının metnini oluşturmak için iş tanımını kullanmanız gerekecektir. Bu nedenle tanım ve iş unvanı doğru niteliklere sahip bir adayın iş aramak için kullanacağı anahtar kelimeler kullanılarak yazılmalıdır. Örneğin, satın alma konusunda yardımcı olması için bir yönetici asistana ihtiyacınız varsa açıklamaya ve iş unvanına 'yönetici asistanı' ve 'satın alma' kelimelerini eklemelisiniz.
İş tanımını yazarken eğlenceli olmaya çalışmamalı ya da alışılmışın dışında bir tanım yazmamalısınız.
Tanım, işe alma sürecine dahil olan diğer kişilerin işin özelliklerini ve beklentilerini anlayabileceği şekilde yazılmalıdır. Ayrıca, adayların işi yapmak için nitelikli olup olmadıklarını ve işin kendi beklentilerini karşılayıp karşılamadığını anlamalarına yardımcı olmalıdır. Daha önce ilan açtığınız işle ilgili bir iş tanımı yazdıysanız bu tanımın hala geçerli olup olmadığını kontrol etmeli ve tanımda düzenlemeler yapmalısınız.
İş tanımı istediğiniz nitelikte adayların işe başvurmasında size fayda sağlayacağı gibi işe alım sürecinde de yararlı olacaktır.
Örneğin, bir internet geliştiricisini işe alma sürecinde olduğunuzda bu kişinin niteliklerini ve yapması gereken işleri kolay bir şekilde saptayabilirsiniz. İnternet geliştiricisinin belirli programlama dillerinde uzman olmasının gerekip gerekmeyeceğini söyleyebilirsiniz. Müşterilerle telefonda veya şahsen etkileşime geçmeleri gerekip gerekmeyeceğini konuşabilirsiniz. İngilizce veya başka bir dil bilip bilmemesi gerektiğini belirtebilirsiniz.
İlan açacağınız iş ne olursa olsun yazdığınız tanıma geri dönüp incelemeli ve istediğiniz tüm gereklilikleri ve yetenekleri belirttiğinize emin olmalısınız.
İşe alma süreci mülakat aşamasına geçtiğinde yazdığınız iş tanımı daha da yardımcı olacaktır. İş tanımı sayesinde mülakatta yapılacak görevlere odaklı sorular sorabilir ve konuşacağınız konuları belirleyebilirsiniz. Ayrıca adayların sorulara verdikleri cevaplara göre işe hangisinin daha uygun olduğuna karar vermeniz de kolaylaşacaktır.
Bu konuda ne düşünüyorsunuz? Yorumlarda buluşalım...
Yorum Yazın